A relevância documental na jornada da conformidade

No Brasil, o relatório de mapeamento de dados assumiu importância estratégica empresarial após a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa legislação exige que todas as empresas sejam capazes de demonstrar transparência e responsabilidade em relação aos dados que coletam e armazenam de seus clientes, empregados e fornecedores, adotando boas práticas para evitar incidente de vazamento de dados.

Desse modo, em um cenário em que cada vez mais as empresas necessitam transparecer seus processos de tratamento de dados pessoais, a elaboração periódica de relatórios de mapeamento é uma medida assertiva. Através dessa prática, é possível identificar o fluxo de informações dentro de uma organização, avaliar os pontos de vulnerabilidade para adotar medidas mitigando riscos. Com isso, as empresas conquistarão credibilidade e garantirão conformidade com as exigências legais e demais normas técnicas.

O relatório de mapeamento de dados consiste em uma análise sistemática dos dados produzidos, recebidos e armazenados pela empresa. Seu objetivo central é proporcionar uma visão clara sobre como os dados percorrem todos os setores da organização (no aspecto físico e digital), identificando pontos críticos, vulnerabilidades e oportunidades para melhoria dos processos.

Essa prática não é importante para a gestão de riscos e ela também facilita a auditoria e Governança e é uma importante evidência das boas práticas adotadas pela organização. Vamos a um exemplo prático:

Em um primeiro ano de avaliação do ciclo de dados de uma empresa, o relatório de mapeamento apontou que seus colaboradores tinham a prática de levar seus atestados médicos para a secretária da recepção, que por sua vez, os deixava em uma pasta em cima de sua mesa e, uma vez por semana, solicitava para a responsável pela limpeza os levar até o RH. No ano seguinte, o relatório registrou a mudança de cultura da organização pois seus funcionários passaram a entregar seus atestados diretamente ao RH que passou a adotar medidas robustas de restrição de acesso a esses documentos que possuem dados sensíveis.

Como se verifica, ter esse histórico da mudança de cultura da proteção de dados em uma organização devidamente registrado é fundamental para produzir provas no caso de um incidente de vazamento de dados e ter um ciclo constante de correção de medidas.

Para elaborar um relatório de mapeamento de dados é necessário conhecimento técnico especializado sobre proteção de dados com fundamento nas leis e boas práticas de segurança da informação. A interação do DPO e do Comitê com o profissional que está elaborando os mapeamentos é crucial para fazer os registros adequados e fortalecer as medidas que propiciam a segurança da informação.

O relatório de mapeamento de dados vai muito além de um documento técnico: ele é peça-chave para a governança, segurança, conformidade e inovação nas empresas brasileiras. Sua elaboração, implementação e revisão sistemática fortalece a base organizacional, eleva a eficiência e prepara a empresa para enfrentar os desafios da era digital. Adotar essa prática não é apenas um requisito legal, mas um investimento estratégico no futuro e na sustentabilidade do negócio.

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Crédito da imagem:  Imagem de vectorjuice no Freepik