Você já se sentiu inseguro quando um integrante de sua equipe postou imagens de seus clientes no grupo de conversas do trabalho? Será que essas imagens não serão compartilhadas com terceiros? E se isso ocorrer, isso pode ser considerado um vazamento de dados pessoais?
Sim, caso essas informações sejam compartilhadas com terceiros, isso pode ser considerado um incidente de vazamento de dados com suas consequências legais tais como cobrança de multa e pedidos de indenizações pelos prejudicados.
Vamos enfrentar essa questão que é motivo de preocupação para muitos gestores, sugerindo algumas medidas para mitigar riscos.
Devido a necessidade de agilidade nas comunicações, muitas empresas acabam criando diversos grupos para troca de informações. Geralmente são grupos de conversas agrupados por áreas da empresa (área de vendas, financeiro, compras, etc), ou por projetos (atendimento ao cliente ‘X’, realização do evento ‘y’, etc). Nesses grupos podem ser postados dados, imagens e até documentos de identificação de clientes ou até de colegas de equipe.
O problema ocorre quando a ação é realizada sem diretrizes ou regras estabelecidas, confiando apenas no bom senso dos envolvidos, que nem sempre está plenamente de acordo com as regras da empresa.
Portanto, é fundamental abordar com as equipes a importância e necessidade de manter em sigilo as informações que transitam nesse meio de comunicação. Reforce que a hierarquia de cargos da corporação, suas Políticas e as regras de boa educação se estendem aos grupos de comunicação.
Também é importante incluir aviso com as regras do grupo com o alerta de que, todos os dados ou informações ali transmitidas deverão ser utilizadas apenas de acordo com a finalidade que foram obtidas e de acordo com as atividades da empresa, sendo vedada sua reprodução ou compartilhamento a terceiros.
Uma boa prática para mitigar riscos é orientar as equipes de constantemente excluírem os dados que constam nos dispositivos móveis. É possível estabelecer uma rotina de descarte de acordo com a política de descarte de dados pessoais da empresa.
Caso alguma informação (dados ou imagens) seja equivocadamente enviado para destinatário incorreto, oriente o colaborador a imediatamente informar ao DPO (encarregado de dados) da empresa para que sejam adotadas as providências cabíveis dentro do prazo legal.
Com a abordagem certa, é possível antecipar riscos, minimizar danos e aumentar a segurança digital de sua empresa.
